Användarmanual i BoA

BoA används för att hantera flera vardagliga arbetsflöden i samma system:

• restaurangbeställningar
• arbetsorder
• anskaffningsanmodningar
• investeringsplan och investeringsönskemål
• externa utbildningar
• dokumentarkiv och e-postarkiv

Systemet är byggt för att ge spårbarhet mellan beställning, arbete, dokument, e-post och uppföljning.

Olika användare ser olika delar av systemet beroende på behörighet.

Logga in

1. Öppna BoA i webbläsaren.
2. Klicka på Logga in med Microsoft.
3. Logga in med ditt vanliga konto.

Om du loggar in för första gången kan du behöva vänta tills en administratör har kopplat dig till rätt grupp i Admin.

Startsidan

Efter inloggning visas startsidan med kort för de huvuddelar som finns i systemet, till exempel:

• Restaurang
• Arbetsorder
• Anskaffningsanmodan
• Investeringsplan
• Externa utbildningar
• Moodle

Högst upp i systemet finns menylänkar som kan variera beroende på behörighet, till exempel:

• Arbetsorder
• Ny arbetsorder
• Mina påbörjade
• Anskaffning
• Investeringsplan
• Utbildningar
• Mina ordrar
• Arkiv
• Admin
• Hjälp

Hjälp och manual

Välj Hjälp i menyn när du vill läsa hela användarmanualen direkt i BoA.

Om du står i ett formulär och bara vill läsa rätt avsnitt använder du knappen Hjälp för den här sidan. Då öppnas samma manual, men BoA hoppar direkt till rätt kapitel.

Det här är särskilt användbart när du vill kontrollera:

• vilka fält som är obligatoriska
• vad som händer när du väljer Spara som påbörjad
• vilken status ett ärende får efter att du skickat det

Exempel: Du håller på att fylla i en anskaffningsanmodan och vill kontrollera om Motivering måste vara ifyllt innan du skickar. Klicka på Hjälp för den här sidan i formuläret så öppnas manualens kapitel för Anskaffning direkt.

Syfte

I Restaurang skapar du nya restaurangbeställningar och hittar genvägar till restaurangens arbetsflöden.

Ny beställning

Gå till Restaurang och välj Gå till formuläret eller skapa beställningen direkt från formuläret på sidan.

Formuläret innehåller bland annat:

• Beställning till
• Beställare namn
• Beställar avdelning
• E-post
• Telefon
• Adress
• Leveranssätt
• Leveransdatum
• Tidpunkt (HH:MM)
• Leveransplats
• Allergier
• Övergripande kommentar

Under Orderrader fyller du i:

• Typ
• Beskrivning
• Antal
• Enhet
• Moms
• A'pris
• Summa

Använd knappen Lägg till rad om du behöver fler rader.

Skicka beställning

När uppgifterna är ifyllda klickar du på Spara.

Om beställningen registreras korrekt visas en tack-sida med ordernummer.

Obligatoriska uppgifter i restaurangbeställning

När du skickar en restaurangbeställning måste följande vara uppfyllt:

• Beställare namn
• minst ett av fälten E-post eller Telefon
• Leveransplats om Leveranssätt är satt till Leverans
• minst en ifylld rad under Orderrader eller text i Övergripande kommentar

Praktiskt betyder det att du kan skicka en enkel beställning med en tydlig kommentar även om du ännu inte har fyllt i alla orderrader.

Följa upp beställning

Du följer upp beställningen via Mina ordrar.

På ordersidan kan du bland annat se:

• status
• leveranssätt
• noteringar
• skickade dokument
• skickad e-post

För restaurangpersonal

Om du har restaurangbehörighet ser du även:

• Restaurangadmin

Där kan du:

• öppna inkomna beställningar
• Godkänn beställning
• Neka beställning

Syfte

Arbetsorder används för interna arbetsuppdrag utanför restaurangens beställningsvy.

Starta en arbetsorder

Gå till Arbetsorder.

Där finns normalt tre val:

• Ny arbetsorder
• Mina påbörjade
• Mina ordrar

Välj Ny arbetsorder för att starta en ny arbetsorder.

Om du vill läsa instruktionerna medan du fyller i formuläret kan du klicka på Hjälp för den här sidan.

Formuläret

Arbetsorder använder samma grundformulär som övriga order, men i arbetsorderflödet används det för interna uppdrag.

Vanliga fält är:

• Beställning till
• Beställare namn
• Beställar avdelning
• E-post
• Telefon
• Adress
• Leveranssätt
• Leveransdatum
• Tidpunkt (HH:MM)
• Övergripande kommentar

Under Orderrader fyller du i arbeten och material.

Spara och fortsätta senare

Du kan välja:

• Spara som påbörjad
• Skicka arbetsorder

Påbörjade arbetsordrar sparas också automatiskt medan du arbetar.

Du kan senare öppna dem via Mina påbörjade och klicka på Fortsätt.

Exempel: En lärare börjar skriva en arbetsorder men saknar några detaljer. Öppna Arbetsorder, välj Ny arbetsorder, fyll i det du redan vet och klicka på Spara som påbörjad. När du vill kontrollera hur formuläret ska användas klickar du på Hjälp för den här sidan, och när allt är klart öppnar du posten via Mina påbörjade och klickar på Fortsätt.

Obligatoriska uppgifter i arbetsorder

När du väljer Skicka arbetsorder måste följande vara ifyllt:

• Beställare namn
• E-post
• Leveransplats om Leveranssätt är satt till Leverans
• minst en ifylld rad under Orderrader eller text i Övergripande kommentar

Om arbetsordern sparas som påbörjad är kraven lägre. Då kan du spara och fortsätta senare utan att allt är komplett.

Om arbetsordern registreras som extern beställning gäller dessutom:

• Kundtyp måste väljas
• Org.nr måste fyllas i om Kundtyp är Företag

Ändra status

När en arbetsorder är skickad kan du i arbetsorderns sidopanel använda:

• Ändra status
• Spara status

Verifierade statusar i koden är:

• Ny
• Pågående
• Klar
• Offert skickad
• Fakturaunderlag skickat

Skicka dokument

På en arbetsorder kan du också:

• Skicka offert
• Skicka fakturaunderlag

Efteråt kan du visa:

• Visa skickade dokument
• Visa skickad e-post

Syfte

Mina ordrar är din gemensamma lista över order som du har tillgång till.

Det kan vara:

• restaurangbeställningar
• arbetsorder

Vad du ser

Listan visar bland annat:

• ID
• Avdelning
• Typ
• Leverans
• Kund
• Status
• Skapad

Klicka på Öppna för att gå vidare till ordern.

Viktigt

Mina ordrar är en gemensam orderlista. Det betyder att du kan möta både beställningar och arbetsorder i samma vy.

Syfte

Anskaffning används för att skapa, granska, beställa och följa upp anskaffningsanmodningar.

Startsidan

På startsidan för anskaffning kan du se olika kort beroende på din roll.

Vanliga kort är:

• Ny anmodan
• Mina påbörjade
• Mina anmodningar
• Vad är en investering?

Om du är chef eller har annan särskild behörighet kan du även se:

• Att granska
• Redan granskade

Listorna är kompakta och visar datumet då anmodan skickades in. Klicka direkt på det blå AA-numret, exempelvis AA-2026-0299, för att öppna och granska anmodan. Det finns därför ingen separat Öppna-knapp i dessa två listor.

• Statistik
• För inköp
• Beställda

Bedöm om ett inköp är en investering

Sidan Vad är en investering? hjälper dig att skilja mellan en investering, en förbrukningsinventarie och utbildningsmaterial innan du registrerar ett önskemål eller en anskaffning.

1. Gå till Anskaffning.
2. Välj Vad är en investering?.
3. Jämför inköpet med de tre kategorierna på sidan.
4. Gå igenom frågorna under Fyra frågor före registrering.
5. Beskriv användning, förväntad livslängd och total kostnad när klassningen är osäker.
6. Be ekonomifunktionen om den slutliga bedömningen innan ett gränsfall läggs i investeringsplanen.

Sidan är ett beslutsstöd. Den sparar ingen uppgift och klassificerar inte inköpet automatiskt. Skolans aktuella redovisningsprinciper och ekonomifunktionens beslut gäller alltid.

Exempel: En avdelning vill köpa en CNC-maskin som ska användas under flera år. Öppna Vad är en investering?, kontrollera livslängden och räkna på kostnaden för hela den fungerande lösningen, inklusive nödvändig styrning och utrustning. Maskinen är troligen en investering, men ekonomi gör den slutliga klassningen. Virke och färg som förbrukas i elevövningar är däremot normalt utbildningsmaterial.

Skapa ny anskaffningsanmodan

Välj Ny anmodan.

Om du vill läsa rätt instruktioner direkt från formuläret kan du klicka på Hjälp för den här sidan.

Fyll i uppgifterna i formuläret:

• Datum
• Avdelning
• Beställarens namn
• Kurs/enhet
• Önskad leveranstid
• Anmodan avser
• Utgiften är
• Beställningen hanteras av
• Förslag på leverantör
• Motivering

Under Varurader fyller du i:

• Pos
• Specifikation, benämning, beteckning
• Mängd
• Enhet
• Pris per enhet
• Summa kr

Använd Lägg till rad om du behöver fler rader.

Spara eller skicka

Du kan välja:

• Spara som påbörjad
• Skicka anmodan

Påbörjade anmodningar sparas också automatiskt medan du arbetar.

Du kan senare gå till Mina påbörjade och klicka på Fortsätt.

Exempel: En lärare behöver köpa in förbrukningsmaterial men vill först kontrollera vilka uppgifter som krävs. Gå till Anskaffning, välj Ny anmodan, klicka på Hjälp för den här sidan och fyll sedan i Utgiften är, Beställningen hanteras av, Motivering och minst en varurad innan du väljer Skicka anmodan.

Obligatoriska uppgifter i anskaffningsanmodan

När du väljer Skicka anmodan måste följande vara ifyllt:

• Utgiften är
• Beställningen hanteras av
• Motivering
• minst en varurad

På varje varurad som används måste följande vara korrekt ifyllt:

• Specifikation, benämning, beteckning
• Mängd

Mängd måste vara större än 0. Pris per enhet får inte vara negativt.

Om du bara väljer Spara som påbörjad kan du spara även om allt ännu inte är färdigt.

Viktigt om avdelningens chef

För att en anskaffningsanmodan ska kunna skickas vidare för vanlig chefsgodkänning måste det finnas en chef registrerad för avdelningen i Admin.

Om avdelningen saknar chef stoppar systemet inskickningen och visar ett felmeddelande.

Mina anmodningar

I Mina anmodningar ser du dina sparade och skickade anmodningar.

Där kan du bland annat:

• Öppna
• Ändra
• Makulera

Om en anmodan har skickats tillbaka för ändring kan du öppna den, uppdatera den och Skicka på nytt.

Makulera och återställa

Makulera kan bara användas av beställaren när anmodan är Påbörjad eller Åter för ändring. Systemet visar en bekräftelse innan åtgärden genomförs.

En makulerad anmodan raderas inte. Varurader och historik bevaras, och posten flyttas till sidan Makulerade.

Så här återställer du den:

1. Gå till Anskaffning.
2. Välj Makulerade.
3. Leta upp anmodan och klicka på Återställ.
4. Bekräfta att anmodan ska återställas.
5. Kontrollera formuläret som öppnas.
6. Välj Spara som påbörjad eller Skicka anmodan.

Återställningen sätter alltid status till Påbörjad. Ett tidigare chefsbeslut aktiveras inte automatiskt, och både makuleringen och återställningen sparas i historiken.

Exempel: Du makulerar av misstag ett utkast om nya klassrumsbord. Öppna Makulerade, klicka på Återställ och kontrollera pris och antal innan du skickar anmodan på nytt.

För chefer

Om du är chef för en avdelning använder du:

• Att granska
• Redan granskade

I granskningen kan du:

• bedöma varje rad
• skriva Chefskommentar
• välja Slutligt beslut

Verifierade slutliga beslut är:

• Godkänn
• Neka
• Åter för ändring

Spara granskningen med Spara granskning.

Efter ett slutligt beslut lämnar anmodan listan Att granska och visas i Redan granskade. Bekräftelsen efter sparandet talar om vart den har gått:

• Om Beställningen hanteras av är Inköp visas den dessutom under För inköp tills inköp markerar den som beställd. Därefter ligger den under Beställda.
• Om Beställningen hanteras av är Avdelningen ligger den kvar under beställarens Mina anmodningar. Beställaren använder Markera som inköpt när avdelningen har gjort beställningen.

Knappen tillbaka på en redan beslutad anmodan leder till Redan granskade, inte tillbaka till den tomma kön Att granska.

Exempel: Chefen godkänner en anmodan från 2213 - Automation och väljer Inköp. Anmodan försvinner då från Att granska, men finns kvar under Redan granskade och visas för inköpsgruppen under För inköp.

För inköp

Om du har inköpsbehörighet använder du:

• För inköp
• Beställda

I inköpsvyn kan du:

• öppna chefsgodkända anmodningar
• Markera som beställd

Rekvisition

För godkända anmodningar kan systemet skapa PDF under:

• Skapa rekvisition PDF

Efter att rekvisitionen skapats kan du:

• Ladda ner rekvisition
• Öppna rekvisition

Statistik

Om du har rätt behörighet kan du öppna Statistik.

Där finns bland annat:

• inköp per avdelning
• inköp per person på avdelning
• inköp per person totalt
• utgiftstyp totalt
• utgiftstyp per avdelning

Du kan också klicka på Visa underlag för att se vilka anmodningar som ligger bakom en viss summa.

Syfte

Investeringsplan används för att samla avdelningarnas investeringsönskemål för ett planår. Varje önskemål kostnadsberäknas och avdelningens summa jämförs med skolans investeringsram.

Öppna investeringsplanen

1. Logga in i BoA.
2. Välj kortet Investeringsplan på startsidan. Kortet visas när funktionen är aktiv för din avdelning eller när du har skolöversikt.
3. Använd Visa avdelning för att öppna en avdelnings önskelista.

För en lärare är den egna avdelningen förvald. En chef kan välja bland avdelningar som personen är registrerad som chef för.

Aktivera för en avdelning

Endast administratörer kan aktivera eller pausa investeringsplanen för en avdelning. Inställningen ligger i den skyddade adminsektionen.

1. Öppna Admin.
2. Välj Investeringsplan och gå till Tillgång per avdelning.
3. Kontrollera om avdelningen har läget Aktiv eller Pausad.
4. Klicka på Aktivera för att öppna funktionen för avdelningens medarbetare eller Pausa för att stänga den.

När en avdelning pausas försvinner kortet Investeringsplan för vanliga medarbetare som bara tillhör den avdelningen. Nya investeringar och prioriteringar blockeras också. Tidigare uppgifter raderas inte och kan fortfarande läsas i chefernas skolöversikt och av administratörer. Pausning ändrar inte avdelningens chefskopplingar eller andra funktioner i BoA.

Exempel: Kylavdelningen ska börja samla önskemål inför 2028. En administratör öppnar Admin, väljer Investeringsplan, hittar Kyl under Tillgång per avdelning och klickar på Aktivera. Därefter visas kortet på startsidan för avdelningens medarbetare.

Visa alla avdelningar

Alla registrerade chefer ingår i ledningens planöversikt och kan använda Visa alla avdelningar.

Översikten visar:

• Avdelning
• Antal önskemål
• Personer
• Avdelningens önskemål
• Andel av investeringsramen
• Ändrad

En chef kan öppna alla avdelningars önskelistor för att läsa dem. Registrering och ändring är begränsad till de avdelningar där chefen själv är registrerad som ansvarig.

Administratörsbehörighet ger inte automatiskt rätt att registrera eller ändra önskemål i alla avdelningar. En administratör kan aktivera eller pausa funktionen för samtliga avdelningar samt hantera investeringsram och planår under Admin och Investeringsplan. För en registrerad chef följer skrivrätten de uttryckliga chefskopplingarna; för en användare utan chefskap följer den den primära avdelningen, under förutsättning att funktionen är aktiv där.

Exempel: En administratör som är registrerad chef för Automation och El kan läsa skolans samlade investeringsplan och administrera planåret. Personen kan registrera egna önskemål i Automation och El, men andra avdelningars önskelistor är skrivskyddade.

Skolans investeringsram

Beloppet visas på både planöversikten och varje avdelningssida så att avdelningens önskemål kan jämföras med skolans investeringsram. Lärare och chefer kan inte ändra beloppet från plan- eller avdelningssidorna.

Endast administratörer kan ändra investeringsramen eller starta ett nytt planår. Det görs under Admin och Investeringsplan.

Lägg till investering

På avdelningssidan väljer du Lägg till investering och fyller i:

• Önskemål
• Motivering och användning
• Antal
• Beräknat styckepris, exkl. moms

Beräknad totalsumma räknas automatiskt som antal multiplicerat med styckepris. Klicka på Lägg till investering för att spara.

Alla fyra fälten är obligatoriska. Antal måste vara ett positivt heltal, exempelvis 1, 2 eller 10. Noll, negativa tal och decimaler godkänns inte. Styckepriset får inte vara negativt.

Exempel: En lärare på Måleri vill köpa fyra nya slipmaskiner för 6 500 kronor styck. Öppna Investeringsplan, välj Måleri under Visa avdelning, skriv *Slipmaskiner* som Önskemål, beskriv hur de ska användas, ange Antal 4 och Beräknat styckepris, exkl. moms 6500. BoA visar totalsumman 26 000 kronor innan posten sparas.

Prioritera önskemål

Alla som har skrivåtkomst till en avdelning kan prioritera varje investeringsönskemål på skalan 1–10. Värdet 1 betyder lägst vikt och 10 högst vikt.

1. Öppna Investeringsplan och välj din avdelning.
2. Leta upp önskemålet i Avdelningens investeringsplan.
3. Välj ett värde under Prioritering.
4. Klicka på Spara.

Din prioritering visas bara för dig och den registrerade chefen för avdelningen. Andra medarbetare kan varken se ditt värde, övriga personers värden eller medelvärdet. Avdelningens chef ser Medelvärde, antal bedömningar och kan öppna Visa bedömningar för att se namngivna värden.

Adminbehörighet ger inte automatiskt rätt att se avdelningens prioriteringar. Det krävs att personen är registrerad chef för den aktuella avdelningen. När investeringsplanen har låsts kan sparade prioriteringar läsas av rätt personer men inte ändras.

Exempel: Fyra lärare bedömer behovet av en ny svetssimulator. Var och en väljer ett eget värde och klickar på Spara. Lärarna ser endast sitt eget val. Avdelningschefen ser samtliga fyra bedömningar och det beräknade medelvärdet.

Ändra eller ta bort ett önskemål

I Avdelningens investeringsplan visas alla registrerade poster och vem som har registrerat dem.

• Klicka på Ändra för att uppdatera en egen post och därefter Spara ändringar.
• Klicka på Ta bort för att radera en egen post och bekräfta frågan.

En användare kan bara ändra eller ta bort poster som personen själv har registrerat. Borttagning är permanent.

Kontrollera vad som är en investering

På varje avdelningssida finns länken Öppna förklaringen. Den öppnar sidan Vad är en investering? i en ny flik och jämför investering, förbrukningsinventarie och utbildningsmaterial. Använd Till avdelningens investeringsplan för att återgå till samma avdelning. Om förklaringen öppnas från planöversikten visas i stället Till planöversikten.

Vägledningen är ett beslutsstöd. Ekonomifunktionen och skolans aktuella redovisningsprinciper avgör den slutliga klassningen.

Syfte

Externa utbildningar används för att lägga upp utbildningar och anmäla studerande.

Skapa utbildning

Gå till Utbildningar och välj Ny utbildning.

Formuläret innehåller bland annat:

• Utbildning
• Arrangör
• Startdatum
• Slutdatum
• Plats
• Kursspråk
• Max antal deltagare
• Typ av arrangör
• Intern arrangör
• Extern arrangörs namn
• Extern arrangörs e-post
• Status
• Anteckningar

Spara med Spara utbildning.

Obligatoriska uppgifter i utbildningsformuläret

När du skapar eller sparar en extern utbildning måste följande vara ifyllt:

• Utbildning
• Typ av arrangör

Om Typ av arrangör är Intern måste även detta vara valt:

• Intern arrangör

Om Typ av arrangör är Extern måste även detta vara ifyllt:

• Extern arrangörs namn
• Extern arrangörs e-post

Fält som Kursspråk, Startdatum, Slutdatum, Plats, Max antal deltagare och Anteckningar kan fyllas i senare.

Visa och ändra utbildning

På utbildningslistan använder du:

• Öppna
• Ändra

På utbildningens sida ser du bland annat:

• datum
• plats
• kursspråk
• status
• ansvarig arrangör
• max antal deltagare
• antal anmälda

Anmäla studerande

På utbildningens sida finns tabellen Anmälda studerande.

För att anmäla fyller du i:

• Elevens namn
• Födelsedatum
• Avdelning

Avsluta med Anmäl studerande.

Systemet visar också vem som är Anmäld av lärare.

Obligatoriska uppgifter i anmälan till extern utbildning

För att anmäla en studerande måste följande vara ifyllt:

• Elevens namn
• Födelsedatum
• Avdelning

Fältet för lärare fylls av systemet utifrån den användare som gör anmälan.

Ändra och ta bort anmälan

Om du har rätt att hantera anmälan visas:

• Ändra
• Ta bort

Kursdatum och nyheter

Om kursdatum ändras kan systemet visa en uppmaning om utskick.

Det finns också funktioner för:

• Skicka meddelande om nytt kursdatum
• Förhandsvisa nyhet
• Publicera till SharePoint

Arkiv

Stängda utbildningar visas via:

• Arkiv

Du kan därifrån gå tillbaka till aktiva utbildningar med:

• Aktiva utbildningar

Syfte

Externa arrangörer kan logga in utan Microsoft-konto och hantera sina egna utbildningar.

Logga in

Gå till Extern arrangörsinloggning.

Steg:

1. Skriv in ditt ID.
2. Välj Skicka inloggningskod.
3. Hämta koden från e-post.
4. Ange Kod från e-post.
5. Välj Verifiera kod eller Logga in.

Vad extern arrangör kan göra

En extern arrangör kan enligt koden:

• se sina egna utbildningar
• öppna dem
• ändra dem
• se deltagarlistor
• ändra och ta bort anmälningar i sina egna utbildningar

Vanlig användare

Vanliga användare kan verifierat redigera:

• egna restaurangbeställningar
• egna arbetsorder
• egna påbörjade arbetsorder
• egna anskaffningsanmodningar i status Påbörjad eller Åter för ändring
• utbildningar
• anmälningar till utbildningar

Chef

Chef kan dessutom:

• granska anskaffningsanmodningar
• sätta radbeslut
• skriva chefskommentar
• fatta slutligt beslut

Inköp

Inköp kan dessutom:

• arbeta med chefsgodkända anmodningar
• markera anmodningar som beställda

Restaurang

Restaurang kan dessutom:

• arbeta i Restaurangadmin
• godkänna beställningar
• neka beställningar

Administratör

Administratör kan dessutom:

• öppna Admin
• välja rätt adminområde i adminnavigeringen
• ändra systeminställningar
• hantera avdelningar
• hantera användare och grupper
• ändra e-postinställningar och mallar
• arbeta med Externa utbildare
• köra DBSetup

TODO

TODO: Behörigheten i utbildningsdelen är bredare i koden än vad man normalt förväntar sig. Verifiera i verksamheten om alla interna användare verkligen ska kunna ändra alla utbildningar.

Det här avsnittet gäller endast användare med administratörsbehörighet.

När Admin öppnas visas en separat adminnavigering. Där väljer administratören rätt område i stället för att ha adminfunktionerna blandade med den vanliga huvudmenyn.

I Admin finns verifierat följande flikar:

• Avdelningar
• Anvandare
• Utgiftstyper
• E-post
• Externa utbildare
• Budget
• Skol-e-post
• Studerandeenkät
• DBSetup

Avdelningar

Här kan administratören bland annat:

• skapa avdelning
• byta namn på avdelning
• välja chef för avdelning
• ange kursmail för avdelning
• koppla enheter till avdelning
• koppla närvarogrupper till avdelning för Studerandeenkät
• ta bort avdelning

Kopplingen används när BoA ska skicka en kontrollista till rätt avdelning före studerandeenkäten. Varje Närvarogrupp i SAMS kan kopplas till en avdelning, och BoA använder sedan avdelningens Kursmail.

Exempel: En Närvarogrupp i SAMS heter Närvaro VVS. Öppna Admin, välj Avdelningar, leta upp gruppen under Närvarogrupper kopplade till avdelning, välj rätt avdelning i listan och klicka på Spara kopplingar till närvarogrupper.

Anvandare

Här kan administratören:

• se användarlista
• se användarstatus
• koppla grupper
• exportera CSV

Utgiftstyper

Här skapar och ändrar administratören de utgiftstyper som används i anskaffning.

E-post

Här kan administratören ändra:

• e-postinställningar
• e-postmallar
• inställningar för SharePoint-nyheter
• inställningar för slutenkätmotorn:
• Slutenkät API-URL
• Slutenkät API-token
• LimeSurvey survey-id för studerandeenkät

Externa utbildare

Här visas:

• utbildare
• e-post
• kurser totalt
• pågående kurser

Skol-e-post

Här kan administratören:

• ladda upp en fil med skol-e-post
• använda Skapa förhandsgranskning
• granska osäkra matchningar
• markera kontrollrader med kryssruta
• välja person i kolumnen Förslag när ingen säker matchning hittas
• använda Uppdatera kontrollrader
• använda Importera godkända
• använda Rensa
• se Senaste importerna

Filen ska innehålla kolumnerna displayName och userPrincipalName eller mail.

På en ny miljö måste DBSetup först ha körts så att de här batchtabellerna finns.

Om en rad får status Kontrollera matchning behöver den godkännas manuellt innan importen körs.

Matchningen använder SAMS-fälten för förnamn, mellannamn och efternamn. En unik träff på förnamn och efternamn kan importeras direkt även när SAMS också har ett mellannamn. Om den direkta träffen saknas söker BoA vidare på andra kombinationer av namndelarna. De träffarna visas för kontroll och importeras inte automatiskt.

Om en rad får status Ingen match men visar alternativ i kolumnen Förslag kan administratören välja rätt person manuellt. Om inget förslag väljs ligger raden kvar som Ingen match och importeras inte.

Om en rad får status Blockerad adress stoppas den helt. Det gäller till exempel externa Microsoft-adresser av typen #EXT# som används för andra system eller vidarebefordran och inte ska sparas som skol-e-post i SAMS.

Om en person redan har skol-e-post och den ska bytas måste administratören kryssa i Tillåt överskrivning av befintlig skol-e-post.

Personer som i SAMS är markerade som personal tas inte med i matchningen. Importen arbetar alltså bara mot studerandeposter.

Exempel: En administratör har fått en fil från Microsoft med nya skoladresser. Öppna Skol-e-post, välj filen, kryssa i Tillåt överskrivning av befintlig skol-e-post bara om gamla adresser ska ersättas, klicka på Skapa förhandsgranskning, välj vid behov rätt person i Förslag, godkänn eventuella kontrollrader och klicka sedan på Importera godkända.

Studerandeenkät

Här kan administratören:

• se varning om när skol-e-post senast uppdaterades
• skapa urval från aktiva närvarogrupper
• se om Närvarogrupper kopplade till avdelning saknas
• använda Markera alla med e-post
• använda Avmarkera alla
• skriva Urvalsnamn
• använda Skapa urval
• öppna sparade urval med Öppna urval
• använda Skicka kontrollista till avdelningar
• använda Skicka urval till LimeSurvey

Ett urval sparar mottagare, utbildning, närvarogrupp, datum och aktuell skol-e-post. Urvalet används först för granskning och kan därefter skickas vidare till slutenkätmotorn, som sköter själva utskicket till LimeSurvey.

Sparade urval visas före formuläret för nya urval. De tre senaste syns direkt och tabellen kan rullas för att öppna äldre urval med Öppna.

När ett urval har skapats kan administratören skicka en kontrollista till avdelningarnas Kursmail. Då grupperar BoA deltagarna per avdelning utifrån den koppling till närvarogrupp som är sparad under Avdelningar.

När kontrollen är klar kan administratören använda Skicka urval till LimeSurvey. Då anropar BoA slutenkätmotorn via en intern API-URL som sparas under Admin och E-post. Mottagare med status ready eller failed skickas. Efter försöket uppdateras status i urvalet till exempelvis sent, partly_sent eller failed, och varje mottagare får uppdaterad utskicksstatus.

Om LimeSurvey survey-id för studerandeenkät är ifyllt under Admin och E-post skickas urvalet till just den enkäten. Om fältet är tomt använder slutenkätmotorn sitt standardval.

Om samma skol-e-post förekommer på flera aktiva närvarorader visas bara en rad i urvalet. Om en rad gäller FUB och en annan gäller en annan närvarogrupp prioriteras raden som inte gäller FUB.

På en ny miljö måste DBSetup först ha körts så att urvalen kan sparas.

Exempel: En administratör ska förbereda höstens studerandeenkät. Öppna Admin, gå till E-post och fyll i LimeSurvey survey-id för studerandeenkät för den enkät som ska användas. Öppna sedan Studerandeenkät, kontrollera datumet för senaste e-postuppdatering, fyll i Urvalsnamn, klicka på Markera alla med e-post och välj Skapa urval. Öppna urvalet, kontrollera kolumnen Avdelning, klicka på Skicka kontrollista till avdelningar och använd därefter Skicka urval till LimeSurvey.

Investeringsplan

Adminfliken Investeringsplan är endast tillgänglig för administratörer. Här kan administratören styra Tillgång per avdelning, ändra investeringsramen för det planår som används, starta nästa planår och låsa investeringsplanen efter styrelsebeslut.

Ändra investeringsram:

1. Öppna Admin och välj Investeringsplan.
2. Kontrollera året under Planår i investeringsplanen.
3. Fyll i Investeringsram, exkl. moms.
4. Klicka på Spara investeringsram.

Starta nytt planår:

1. Fyll i Nytt planår.
2. Fyll i Investeringsram, exkl. moms.
3. Klicka på Starta planår.
4. Bekräfta frågan Skapa det nya planåret som arbetsmaterial?.

När ett nytt planår startas får det status Arbetsmaterial. Det tidigare året fortsätter vara Aktivt, och tidigare önskemål och planuppgifter raderas inte. Det nya arbetsmaterialet används i avdelningarnas investeringsplan. Ett nytt arbetsmaterial måste låsas innan ännu ett planår kan skapas.

Lås investeringsplan efter styrelsebeslut:

1. Kontrollera planåret under Planår i investeringsplanen.
2. Klicka på Lås investeringsplan.
3. Bekräfta frågan Lås investeringsplanen? Efter låsningen kan innehållet inte ändras..

Efter låsningen kan investeringsramen och investeringsönskemålen läsas men inte läggas till, ändras eller tas bort. När det låsta planåret börjar blir det automatiskt Aktivt och det tidigare aktiva året blir Avslutat.

Exempel: Administratören förbereder investeringsplanen för 2028. Öppna Admin, välj Investeringsplan, ange 2028 under Nytt planår, fyll i skolans planerade investeringsram och klicka på Starta planår. Året 2028 visas som Arbetsmaterial, medan 2027 ligger kvar som Aktivt. Efter styrelsebeslutet låser administratören 2028 med Lås investeringsplan.

DBSetup

Här kan administratören köra databasens setup-rutiner.

Exempel 1: Skapa en arbetsorder

1. Gå till Arbetsorder.
2. Välj Ny arbetsorder.
3. Fyll i beställningsuppgifterna.
4. Lägg in rader under Orderrader.
5. Välj Skicka arbetsorder.

Om du inte är klar ännu:

1. Välj Spara som påbörjad.
2. Gå senare till Mina påbörjade.
3. Klicka på Fortsätt.

Exempel 2: Skapa en anskaffningsanmodan

1. Gå till Anskaffning.
2. Välj Ny anmodan.
3. Fyll i Utgiften är, Beställningen hanteras av och Motivering.
4. Lägg in minst en rad under Varurader.
5. Välj Skicka anmodan.

Exempel 3: Chef granskar en anmodan

1. Gå till Anskaffning.
2. Välj Att granska.
3. Öppna anmodan med Granska.
4. Sätt radbeslut och skriv eventuell Chefskommentar.
5. Välj slutligt beslut.
6. Klicka på Spara granskning.

Exempel 4: Anmäla studerande till extern utbildning

1. Gå till Utbildningar.
2. Öppna rätt utbildning med Öppna.
3. Fyll i:

• Elevens namn
• Födelsedatum
• Avdelning

1. Klicka på Anmäl studerande.

Exempel 5: Importera skol-e-post

1. Gå till Skol-e-post.
2. Välj rätt fil från Microsoft eller Entra.
3. Klicka på Skapa förhandsgranskning.
4. Gå igenom rader med Kontrollera matchning.
5. Klicka på Uppdatera kontrollrader.
6. Klicka på Importera godkända.

Exempel 6: Skapa urval för studerandeenkät

1. Gå till Studerandeenkät.
2. Kontrollera datumet för senaste e-postuppdatering.
3. Kontrollera att utbildningarna är kopplade till rätt avdelning.
4. Fyll i Urvalsnamn.
5. Markera mottagare med skol-e-post.
6. Klicka på Skapa urval.
7. Öppna urvalet och kontrollera mottagarna.
8. Klicka på Skicka kontrollista till avdelningar.
9. Kontrollera vid behov vilket LimeSurvey survey-id för studerandeenkät som är sparat under Admin och E-post.
10. Klicka på Skicka urval till LimeSurvey när urvalet är kontrollerat.

Exempel 7: Registrera ett investeringsönskemål

1. Gå till Investeringsplan.
2. Välj din avdelning under Visa avdelning.
3. Kontrollera vid behov Vad är en investering? genom Öppna förklaringen.
4. Fyll i Önskemål, Motivering och användning, Antal och Beräknat styckepris, exkl. moms.
5. Kontrollera Beräknad totalsumma.
6. Klicka på Lägg till investering.

Exempel 8: Starta ett nytt planår

1. Öppna Admin och välj Investeringsplan.
2. Ange året i Nytt planår.
3. Ange beloppet i Investeringsram, exkl. moms.
4. Klicka på Starta planår och bekräfta.
5. Kontrollera i listan Planår att det nya året är Arbetsmaterial och det föregående året fortfarande är Aktivt.

Exempel 9: Lås investeringsplanen efter styrelsebeslut

1. Öppna Admin och välj Investeringsplan.
2. Kontrollera året under Planår i investeringsplanen.
3. Klicka på Lås investeringsplan.
4. Bekräfta låsningen.
5. Kontrollera att året visar Låst i listan Planår.

Kan jag fortsätta senare om jag inte är klar?

Ja. Både arbetsorder och anskaffningsanmodningar har stöd för påbörjat arbete. Du kan använda Spara som påbörjad och sedan gå till Mina påbörjade.

Sparas ändringar automatiskt?

Ja, påbörjade arbetsorder och påbörjade anskaffningsanmodningar sparas automatiskt medan du arbetar.

Var ser jag status på mina beställningar och arbetsorder?

Gå till Mina ordrar.

Var ser jag mina anskaffningsanmodningar?

Gå till Anskaffning och välj Mina anmodningar.

Kan jag ändra en skickad anskaffningsanmodan?

Du kan ändra den om den ligger i Påbörjad eller Åter för ändring. Då öppnar du den via Ändra.

Kan jag anmäla fler studerande till en full utbildning?

Nej. Om utbildningen nått sitt maxantal visas att den är fullbokad och nya anmälningar tas inte emot.

Hur loggar en extern arrangör in?

Via Extern arrangörsinloggning med e-postkod.

Var hittar jag hela manualen?

Välj Hjälp i menyn. Där visas hela användarmanualen inne i BoA med innehållslista och snabbvägar till de vanligaste delarna.

Vad är skillnaden mellan Hjälp och Hjälp för den här sidan?

Hjälp öppnar hela manualen från början. Hjälp för den här sidan öppnar samma manual men hoppar direkt till kapitlet för sidan eller formuläret du arbetar i.

Var hittar jag skickade PDF-filer och e-postmeddelanden?

Gå till Arkiv, och välj sedan Dokumentarkiv eller E-postarkiv.

Var ser jag avdelningens investeringsönskemål?

Gå till Investeringsplan, välj avdelning under Visa avdelning och öppna sidan. Lärare kan välja sin egen avdelning. Chefer kan dessutom läsa skolans samlade avdelningsöversikt.

Vem kan se prioriteringen av ett investeringsönskemål?

Du ser alltid din egen prioritering. Den registrerade chefen för avdelningen ser alla medarbetares prioriteringar och medelvärdet. Övriga medarbetare och administratörer som inte är chef för avdelningen ser inte andras bedömningar.

Vem kan ändra skolans investeringsram?

Endast administratörer. Öppna Admin, välj Investeringsplan och använd Spara investeringsram. Lärare och chefer kan se beloppet i investeringsplanen men inte ändra det där.

TODO

TODO: Om verksamheten vill begränsa vilka interna användare som får ändra externa utbildningar behöver manualen uppdateras när behörighetsreglerna har skärpts i koden.

• v2.3.1 - 2026-10-02 - Chefens tabeller Att granska och Redan granskade har gjorts mer kompakta. AA-numret öppnar nu granskningen direkt och tabellerna visar datumet då anmodan skickades in.
• v2.3.0 - 2026-10-02 - Makulera kräver nu bekräftelse. Makulerade anskaffningsanmodningar bevaras på den nya sidan Makulerade, där beställaren kan använda Återställ för att fortsätta med anmodan som Påbörjad.
• v2.2.2 - 2026-10-02 - Godkända anskaffningsanmodningar leder nu tydligt vidare till Redan granskade, och bekräftelsen visar om nästa steg finns hos Inköp eller hos avdelningen. Inköpsvyn och beställningsåtgärden är samtidigt spärrade till anmodningar där Beställningen hanteras av verkligen är Inköp.
• v2.2.1 - 2026-09-16 - Inställningen Tillgång per avdelning har flyttats till Admin och Investeringsplan. Endast administratörer kan nu Aktivera eller Pausa funktionen för en avdelning.
• v2.2.0 - 2026-09-15 - Avdelningschefer kan nu använda Tillgång per avdelning för att Aktivera eller Pausa investeringsplanen i sina avdelningar. Administratörer kan hjälpa samtliga avdelningar. Pausning döljer startsidans kort för berörda medarbetare och blockerar nya investeringar och prioriteringar utan att radera tidigare uppgifter.
• v2.1.3 - 2026-09-05 - Fältet Antal under Lägg till investering accepterar nu endast positiva heltal. Regeln kontrolleras både i formuläret och när uppgifterna sparas.
• v2.1.2 - 2026-09-05 - På avdelningssidan heter knappen och formulärrubriken nu Lägg till investering. Tabellrubriken heter Avdelningens investeringsplan. De finska motsvarigheterna är Lisää investointi och Osaston investointisuunnitelma.
• v2.1.1 - 2026-09-03 - Avdelningens önskelista har fått en kompaktare tabell. Datum och tid, prioritering, medelvärde och radknappar tar nu mindre plats utan att någon information eller funktion har tagits bort.
• v2.1.0 - 2026-09-03 - Medarbetare kan nu prioritera investeringsönskemål från 1 till 10. Den egna bedömningen är privat för andra medarbetare; avdelningens registrerade chef ser samtliga bedömningar och deras medelvärde. Prioriteringarna låses tillsammans med planåret.
• v2.0.0 - 2026-09-03 - Funktionen som tidigare hette Budgetarbete heter nu Investeringsplan. I gränssnitt och hjälptexter används även Planår, Investeringsram, Starta planår och Lås investeringsplan. Den finska motsvarigheten använder Investointisuunnitelma, Suunnitteluvuosi och Investointikehys.
• v1.6.4 - 2026-09-03 - Den finska huvudmenyn visar nu korrekt Ylläpito i stället för felkodad text. Toppens underrubrik följer också valt språk: Beställning och arbetsorder på svenska och Tilaukset ja työmääräykset på finska.
• v1.6.3 - 2026-09-03 - Tillbakalänken på Vad är en investering? återgår nu till budgetöversikten eller den aktuella avdelningens budgetarbete när sidan öppnades från Budgetarbete. Från Anskaffning leder länken fortsatt tillbaka till anskaffningssidan.
• v1.6.2 - 2026-09-03 - Adminrollen ger inte längre automatiskt skrivrätt i alla avdelningars budgetarbete. För chefer följer skrivrätten uttryckliga chefskopplingar och för övriga användare den primära avdelningen; administratören behåller skolöversikt och hantering av budgetår.
• v1.6.1 - 2026-09-03 - Ett nytt budgetår skapas nu som Arbetsmaterial utan att avsluta det aktiva året. Admin kan använda Lås budget efter styrelsebeslut; därefter blir årsbudget och önskemål skrivskyddade.
• v1.6.0 - 2026-09-03 - Admin har fått sidan Budget. Endast administratörer kan nu ange Årsbudget, exkl. moms och använda Starta budgetår; budgetkontrollerna har tagits bort från avdelningarnas budgetarbete.
• v1.5.0 - 2026-09-03 - Budgetarbete har lagts till. Lärare kan registrera och kostnadsberäkna egna investeringsönskemål för sin avdelning. Alla chefer kan se skolans avdelningsöversikt och läsa önskelistor.
• v1.4.0 - 2026-09-03 - Sidan Vad är en investering? har lagts till under Anskaffning. Den hjälper användaren att skilja mellan investering, förbrukningsinventarie och utbildningsmaterial och hänvisar gränsfall till ekonomifunktionen.
• v1.3.4 - 2026-08-30 - Studerandeenkät visar nu Sparade urval överst på sidan i en kompakt tabell. De tre senaste syns direkt och äldre urval nås genom att rulla i tabellen.
• v1.3.3 - 2026-08-29 - Skol-e-post matchar nu först en unik kombination av förnamn och efternamn. Saknas den söker systemet övriga kombinationer med mellannamn som kontrollerade förslag.
• v1.3.2 - 2026-08-29 - Skol-e-post tar nu hänsyn till mellannamn som är registrerade i SAMS. Fullständiga namn kan matchas säkert, medan ofullständiga namn fortsatt kräver manuell kontroll.
• v1.2.0 - 2026-08-25 - Administrationsdelarna Skol-e-post och Studerandeenkät har lagts till. Administratörer kan nu importera och granska skol-e-post till SAMS samt skapa batcher för studerandeenkät från aktiva närvarokurser.
• v1.2.1 - 2026-08-25 - Förtydligat att DBSetup måste köras på en ny miljö innan Skol-e-post och Studerandeenkät används. Kodfel som gav tom sida lokalt har också rättats.
• v1.2.2 - 2026-08-26 - Skol-e-post blockerar nu externa Microsoft-adresser av typen #EXT# så att de inte kan importeras till SAMS.
• v1.2.3 - 2026-08-26 - Studerandeenkät rensar nu bort dubbletter på skol-e-post i urvalet. Om samma adress finns både på FUB och annan närvarorad prioriteras raden som inte gäller FUB.
• v1.2.4 - 2026-08-26 - Adminnavigeringen har byggts om. Skol-e-post och Studerandeenkät visas nu via en separat adminyta efter att användaren har valt Admin, i stället för att ligga direkt i den vanliga huvudmenyn.
• v1.2.5 - 2026-08-26 - Adminsidor som Skol-e-post och Studerandeenkät använder nu också adminrubriken i toppen, så att headern matchar BOA Admin i stället för den vanliga rubriken för beställning och arbetsorder.
• v1.2.6 - 2026-08-26 - Skol-e-post och Studerandeenkät öppnas nu direkt i adminlayouten utan den vanliga BoA-toppen, så att adminsidorna får samma sammanhållna utseende som BOA Admin.
• v1.2.7 - 2026-08-27 - Avdelningar kan nu koppla närvarogrupper till avdelning för Studerandeenkät. Batchar visar avdelning per mottagare och kan skicka Skicka kontrollista till avdelningar via avdelningarnas Kursmail.
• v1.2.8 - 2026-08-27 - Studerandeenkät använder nu koppling mellan Närvarogrupp och avdelning i stället för utbildningsnamn. Avdelningar visar tabellen Närvarogrupper kopplade till avdelning.
• v1.2.9 - 2026-08-27 - Studerandeenkät hämtar nu namn på närvarogrupp från coursegroup i SAMS i första hand. Generiska värden som bara hette Närvaro ersätts därför med tydligare gruppnamn när de finns.
• v1.2.10 - 2026-08-27 - BoA matchar nu sparade kopplingar till Närvarogrupper utan att skilja på stora och små bokstäver. Äldre varianter som FI och Fi skapar därför inte längre dubbla rader i Avdelningar eller felaktigt saknade kopplingar i Studerandeenkät.
• v1.2.11 - 2026-08-27 - Ett kodfel i Avdelningar är rättat så att namnbyte av avdelning inte längre stoppar på grund av saknad gruppfunktion.
• v1.2.12 - 2026-08-27 - Skol-e-post utesluter nu personer som är markerade som personal i SAMS från matchningen, så att importen bara arbetar mot studerandeposter.
• v1.3.0 - 2026-08-29 - Studerandeenkät använder nu ordet Urval i gränssnittet i stället för Batch. Administratören kan skapa Urvalsnamn, öppna Öppna urval och skicka Skicka urval till LimeSurvey via slutenkätmotorn. Admin > E-post har också fått inställningar för Slutenkät API-URL och Slutenkät API-token.
• v1.3.1 - 2026-08-29 - Admin > E-post har fått fältet LimeSurvey survey-id för studerandeenkät. Studerandeenkät kan därmed skickas till en egen enkät utan att påverka slutenkätens ordinarie final- och followup-flöden.
• v1.2.13 - 2026-08-27 - Skol-e-post visar nu kolumnen Förslag för rader utan säker träff. Administratören kan välja rätt person manuellt, men om inget val görs ligger raden kvar som Ingen match och importeras inte.
• v1.1.0 - 2026-08-15 - Hjälpen i BoA visar nu hela användarmanualen direkt i systemet. Menylänken Hjälp öppnar full manual med innehållslista och snabbvägar, och Hjälp för den här sidan hoppar till rätt kapitel.
• v1.0.3 - 2026-08-15 - Hjälpsidans text renderas nu med riktiga UTF-8-tecken i stället för HTML-entiteter, så hjälpknapparna visar läsbar text när sidan öppnas.
• v1.0.2 - 2026-08-15 - Teckenkodningen har rättats i hjälpsidan så att svenska och finska hjälptexter visas läsbart igen.
• v1.0.1 - 2026-08-15 - Hjälpknappar har lagts till i formulären för arbetsorder och anskaffning. Hjälpsidan har också fått ett eget avsnitt för anskaffningsanmodan.
• v1.0.0 - 2026-08-14 - Första sammanhållna användarmanualen skapad för BoA. Manualen beskriver restaurang, arbetsorder, anskaffning, externa utbildningar, roller, obligatoriska uppgifter och vanliga arbetsflöden.